В этой статье разберем все три греха, которые чаще всего разрушают систему закупок изнутри.
Начнем по порядку.
Грех №1. Лень
Работа по принципу «и так сойдет»
На самом деле речь идет не просто о лени.
Это гораздо более глубокий вопрос.
Лень не проявляется в том, чтобы не сделать заказ поставщику и оставить компанию без товара.
Лень проявляется в другом:
- ищет ли закупщик новых поставщиков;
- ведет ли переговоры о снижении цен;
- пересматривает ли условия сотрудничества;
- расширяет ли базу поставщиков.
Часто эти процессы не являются обязательными – ни с точки зрения закупщика, ни, как ни странно, с точки зрения собственника.
Поэтому во многих компаниях закупщики годами работают с одной и той же базой поставщиков, практически не расширяя ее.
Почему так происходит
Поиск новых поставщиков, подготовка к переговорам и сами переговоры (торги) требуют огромного количества энергии.
Причём не в формате спринта, а в формате марафона.
А где эту энергию взять – в сегодняшней энергодефицитной реальности?
Неспроста многие люди выбирают работу в закупках, а не в продажах.
Продажникам ежедневно требуется море энергии: звонки, убеждения, переговоры, отказы.
Работа закупщика, напротив, позволяет экономить личную энергию, просто обеспечивая наличие товара на складе.
Со временем формируется привычка к «банальной» работе.
И многие закупщики просто не хотят тратить энергию на улучшения, потому что:
- и так все работает;
- прибыль есть;
- система не ломается.
Какой у наемного сотрудника может быть стимул тратить кучу энергии на поиск и переговоры, если:
- он сидит на окладе;
- KPI завязаны на результат, а не на эффективность?
Ответ простой – никакого.
Чем это оборачивается для компании
- Закупочные цены далеки от оптимальных
- Маржинальная прибыль – не предел мечтаний
- Собственники зарабатывают меньше, чем могли бы
Можно ли это вылечить
Хорошая новость – лечится.
Плохая – лечить нужно в комплексе с другими грехами.
Просто «попинать» закупщика не получится.
Вы услышите десятки аргументов, почему:
- текущие поставщики – лучшие;
- цены – самые низкие;
- качество – идеальное.
Как диагностировать проблему
Задайте себе простые вопросы:
- Сколько лет вы работаете с текущими поставщиками?
- Сколько новых поставщиков появилось в этом году?
- А в прошлом?
- Сколько действующих поставщиков дали дополнительные постоянные скидки за последний год?
Грех №2. Низкая квалификация
Эффект Даннинга – Крюгера в закупках
Очень тонкий момент.
Кто несёт ответственность за квалификацию закупщиков — сами сотрудники или работодатель?
О какой квалификации вообще идет речь
Стандартные задачи закупщика:
- разместить заявку у поставщика;
- обеспечить доставку;
- оформить документооборот;
- провести документы в учетной системе.
Этому можно обучить любого взрослого человека за пару дней.
Настоящая квалификация закупщика влияет только на два процесса:
- Снижение затрат компании
- Управление ассортиментом
Управление ассортиментом
Чтобы качественно управлять ассортиментом, нужен либо:
- большой опыт в конкретной сфере;
- либо «талант божий»;
- либо (что проще и надежнее) – правильные отчеты и технологии в 1С или другом ПО.
Если в 1С по одной кнопке делается ABC-анализ и работает автозаказ,
можно нанимать практически любого закупщика и просто показывать, какие кнопки нажимать.
Здесь 100% ответственность работодателя.
Снижение затрат – главная проблема
А вот со снижением затрат все сложнее.
В малом бизнесе просто нет необходимых компетенций:
- ни у компаний,
- ни у закупщиков,
- ни у руководителей.
Единичные компании смогли выстроить действительно эффективные системы снижения закупочных цен.
Все остальные переплачивают поставщикам 7–12%, даже не осознавая этого.
Посчитайте, сколько денег вы лично переплачиваете сейчас.
Почему это не лечится «обучением внутри»
Работодатели не могут обучить сотрудников – потому что сами не обладают компетенциями.
А надеяться, что закупщик сам пойдёт учиться – наивно.
Но есть еще одна проблема.
Ни сотрудники, ни работодатели не умеют объективно оценивать квалификацию закупщика по снижению затрат.
Как работает эффект Даннинга–Крюгера
Типичная картина:
- Закупщик попробовал снизить цену
- Получил скидку 2–5%
- Ниже не смог
- Решил, что он «бог закупок»
- Уверовал, что лучше условий не существует
Это и есть эффект Даннинга–Крюгера – когнитивное искажение, при котором человек с низкой квалификацией не осознает своих ошибок.
А потом прихожу я – и выясняется, что можно было получить 12–17%, иногда у того же самого поставщика.
Самое печальное – такие закупщики заражают уверенностью всю компанию.
И вскоре все уверены, что:
- цены лучшие;
- закупщики – гении;
- улучшать нечего.
Что можно сделать
- Прийти на бесплатную диагностику (30–60 минут онлайн)
- Обучить сотрудников на онлайн-курсе
«Продвинутые технологии снижения закупочных цен и переговоры со сложными поставщиками» - Заказать глубокий анализ системы закупок, чтобы:
увидеть узкие места;
понять риски;
получить пошаговый план улучшений.
Грех №3. Коррупция
Коррупция встречается чаще, чем кажется.
И наносит не только прямой, но и косвенный ущерб бизнесу.
Всё внимание такого сотрудника сосредоточено на том, чтобы:
- система работала;
- деньги шли;
- откаты получались;
- и чтобы не поймали.
О снижении затрат речи уже не идёт.
Как это начинается
Иногда – случайно.
Иногда – осознанно.
Второй вариант самый опасный:
человек целенаправленно выбирает закупки, чтобы сидеть на потоках денег.
Что с этим делать
Если коротко – контролировать систему, а не людей.
Минимальный набор инструментов:
- Анализ метрик
Маржинальность, наценка, себестоимость, фудкост, база поставщиков - KPI за эффективность, а не за результат
- Регулярные планерки и отчеты
- Глубокие точечные проверки
Руководитель сам разбирается, почему выбран именно этот поставщик - Выбор ключевых поставщиков через тендеры
Подходит для 99% бизнесов – от производства до HORECA и строительства
Если этих инструментов нет – бизнес не защищен от коррупции.
И важно помнить: воровать могут не только закупщики, но и любые сотрудники, влияющие на выбор подрядчиков, решений и распределение объемов.
Контакты эксперта:
Филатов Вячеслав
Бизнес-тренер, бизнес-консультант по управлению закупками
Телефон: +7953-762-8786
Telegram: @Procurement27
Почта: office@filatov-consult.ru
