Когда предприниматель выходит на международный рынок, он часто воспринимает логистику как “техническую задачу”. Перевезти. Растаможить. Доставить.

Но ВЭД (внешнеэкономическая деятельность) — это не просто цепочка. Это настройка всего бизнеса на работу в разных реальностях одновременно.

С 2017 года я занимаюсь международной логистикой и импортными поставками оборудования и сырья в Россию. И каждый год вижу, как крупные компании совершают одни и те же ошибки. Не потому что они слабы. А потому что недооценили глубину.

Вот 10 ошибок, которые чаще всего ставят бизнес в тупик, а в худшем случае могут привести к разрушению всей компании.

Добавлю к каждой ошибке от себя лично способы предотвратить и не допустить беду.

Делегировать ВЭД “кому получится”

Ошибка:
Ведение поставки отдают “кому удобно” — секретарю, знакомому логисту или самому дешевому подрядчику. Ни анализа рисков, ни проверки кодов ТН ВЭД, ни понимания сертификации и знаний таможенного кодекса.

Последствия:
— Груз стоит на границе
— Контракт срывается
— Начинаются доначисления и штрафы

Решение:
1. Постарайтесь создать команду, которой можно доверять жизнь — буквально.
Ответственный за логистику должен быть не “по остаточному принципу”, а настоящий, профильный специалист с образованием, потратьтесь, но найдите такого человека в штат, если решили заняться ВЭД.

2. Если в штат сотрудника брать не готовы – найдите компанию на аутсорс, которая провезла и оформила сотни грузов. Проверьте десять компаний на компетенции, запросите реальные кейсы и рекомендации пары-тройки клиентов. Достойная и честная компания с удовольствием предоставит вам все «пруфы» своей деятельности.

Работать “по шаблону”

Ошибка:
Сделали поставку по одной схеме — и теперь используем её на все страны и товары, не оптимизируя логистику, не создавая и не используя новые партнерские связи и цепочки поставок. Логистика и международная торговля – это не про постоянство, это про ежедневные изменения, за которыми нужно успевать адаптироваться. Еще вчера Маньчжурия была открыта, а сегодня там очередь и нужно переориентироваться на Казахстан.

Последствия:
Переплата за услуги, ограниченные ресурсы, юридические проблемы, срывы, запреты на ввоз.

Решение:
У каждой страны — свои регламенты, риски и нюансы. А каждый маршрут имеет свойство переполниться. Подход должен быть кастомный: под страну, под товар, под маршрут. Здесь помогут компании, которые дают консультации по ВЭД, если у вас нет штатного специалиста. Но вы и сами можете без труда найти нужную информацию, стоит только задать вопрос.

Игнорировать локальные реалии

Ошибка:
Не учли праздники в Китае, забастовки в Европе, правила упаковки в ОАЭ или период зимней и летней навигации в России. Никто не хочет, чтобы его груз приехал в порт Красноярск в ноябре, а вышел из порта до Норильска только летом – кто будет оплачивать это хранение?

Последствия:
Груз стоит. Клиенты злятся. Выглядит, как непрофессионализм.

Решение:
Изучи страну или найми того, кто в ней живёт. Местные реалии решают всё. Проверь маршрут, обзвони логистические компании и собери несколько вариантов решений. Здесь нельзя опираться на интуицию. И не пренебрегайте профильными каналами и чатам – там всегда есть актуальная информация.

Нет “плана Б”

Ошибка:
Один партнер. Один маршрут. Одна схема. Один платежный агент. А потом — кризис, закрытие границы или внесение агента в санкционные списки.

Последствия:
Остановка всей цепочки. Производство стоит. Деньги зависли. Контракты не горят, а сгорают. И никто не может это решить. Потому что – некому и нечем.

Решение:
Запасные маршруты. Альтернативные поставщики. Валютные хеджирования.
Если у вас нет плана Б — вы не управляете, вы надеетесь. Вы должны иметь минимум 5 партнеров по каждому из своих направлений торговли. Если у одного случится кризис или затор, вы без потерь для своего бизнеса сможете продолжать поставки с другим. И это не про «прыгать по компаниям», это про «не держать яйца в одной корзине». Компаний, которые могут все и всегда – единицы из тысяч.

Отсутствие прозрачности

Ошибка:
Клиент спрашивает: “Где груз?” — а вы не знаете. И вам тоже не говорят где груз. И трубку не берут. Приходится гадать и выдумывать на ходу.

Последствия:
Паника, потеря доверия, плохие отзывы, нервы и испорченная репутация.

Решение:
Онлайн-трекинг, регулярные апдейты, четкая коммуникация – правила сотрудничества, которые должны быть закреплены договором.
Сегодня информация важнее даже скорости. Но, чтобы получать достоверное информирование и в срок – снова нужен надежный и честный партнер. А чтобы знать, как его найти см. пункт 1.

Логистика как “один отдел”

Ошибка:
ВЭД “отдали” логистам. Юристы, бухгалтерия, ИТ — не в курсе, что происходит. НДС 0% никто не может подтвердить. Договор с партнером и СВХ проверить некому.

Последствия:
Несостыковки, провалы в документах, внутренние конфликты, налоговые доначисления.

Решение:
ВЭД — это командная игра. Интеграция процессов, обучение всех участников — критично важно. Можно нанять тренера в компанию, который обучит азам ВЭД всех участников процесса. Изучить перед первой поставкой все нюансы, нормативные документы и требования таможенного органа – необходимость, а не скучная рутина.

Лояльность без анализа

Ошибка:
Работаем “по привычке” с одним перевозчиком. Всё же было нормально, но последнее время стали косячить…

Последствия:
Ошибки на повторе, отсутствие гибкости, рост цен без конкуренции. Вы оказываетесь в «слепой зоне» и буквально сложили те самые «яйца в одну корзину». Партнер уже чувствует, что управляет вашими процессами и деньгами, и уже совсем не обязательно хорошо работать, чтобы получать от вас новые заказы.

Решение:
Аудит подрядчиков раз в квартал. Аналитика предлагаемых услуг, скорости работы и сервиса у нескольких компаний. Это нормально. Вам необходимо получать только лучшее за ваши деньги. Международная логистика – дело не дешевое и экономить здесь опасно.
Верность — это хорошо. Но в бизнесе главное — эффективность.

Старые знания

Ошибка:
Сотрудники не отслеживают изменения законодательства, санкционные риски, новые регламенты. Компания находится в информационном вакууме, а процессы хромают и не «едут».

Последствия:
Ошибка в коде → доначисление
Неверный сертификат → отказ во ввозе
Запрещенный товар → уголовка

Дезинформация клиента → потеря доверия.

Решение:
Подпишитесь на отраслевые апдейты, учитесь, консультируйтесь. Определите строгие правила работы с вашим партнером. Пропишите четкие регламенты работы в вашем отделе ВЭД – кто ежедневно проверяет новости, кто присылает их в чаты, кто информирует клиентов. Вы и ваши клиенты должны быть в курсе всего, что происходит с самого утра.
Тот, кто не в курсе, — в минусе.

Документы “на глаз”

Ошибка:
Описание товара, код ТН ВЭД, страна происхождения — всё “приблизительно”. А документы по завершению сделки необходимо сдать в налоговую. А как сдавать, если в документах непонятно что? CMR и спецификация к грузу – это не просто транспортная накладная и пакинг, это документы на которые смотрит таможня и они должны быть оформлен и-де-аль-но.

Последствия:
Хранения на СВХ, досмотры, конфискации, налоговые доначисления, опять же – проблемы с клиентом.

Решение:
Должна быть четкая система многоуровневой проверки. Регламенты, шаблоны, двойной контроль. Дайте своим логистам тестовые задания на заполнение документов. Напишите чек-листы по необходимым документам для оформления груза, пусть они висят перед глазами у сотрудников. Помните, что документы – это важно, а корректные документы – залог успешной внешнеторговой сделки и наличие довольного клиента.

Не разобрались в INCOTERMS

Ошибка:
Не поняли, где зона ответственности. Кто платит? Кто несет риски? Кто страхует?

Последствия:
Судебные споры, сорванные сроки, финансовые потери.

Решение:
INCOTERMS — не формальность. Это основа международных отношений.
Обучите команду, согласовывайте с юристами, не “копируйте с прошлого раза”. Назначьте ответственного за составление и проверку внешнеторговых контрактов. Следите, чтобы при EXW поставщик не включал стоимость локальной доставки в стоимость товара и другие «фишки» международных отношений. Да, с первого раза не запомнить, но вам достаточно иметь специалиста в штате, у которого от зубов отскакивают правила или опытного партнера, который сам за все отвечает и сам все проверяет.

Вывод

Международная торговля, включая логистику — это не просто перевозка груза. Это система, в которой важна каждая мелочь: от формулировки в контракте до штампов в CMR. От внутренних размеров контейнера до взвешивания груза на границе.

Побеждает не тот, у кого больше транспорта. А тот, кто думает на три шага вперёд и осознает серьезность ВЭД.

Контакты эксперта:

Юлия Борисенко, основатель CILCO

Телефон: 89260280166

Почта: Julia.borisenko@cilco-project.com

ТГ канал: https://t.me/juliaborisenko_FEA

Информация о компании будет привязана к статье.